サークルの新歓は準備で90%決まる！するべきことをステップ別に解説
目次
新歓準備の5ステップ
新歓において、準備が90%を占めるとお伝えしましたが、どのようなステップで準備をしたら良いかを解説します。
- 目標設定をしてサークル内で共有する
- ターゲット像の明確化
- 新歓の企画
- 大学への申請・手続き
- 集客施策を考える
<H3>ステップ①明確な目標を立ててサークル内で共有する
新歓は一人の力だけで成功させることはできません。メンバーが一丸となって動くことで良い成果が出ます。
そこで、メンバーが何を目指せば良いのか明確な目標を納得感のある形で共有しましょう。
「30人の新入生がサークルに入部する」などのように、数字を使って具体的な指標と目標を設定するようにしましょう。
しかし、目標があまりに高すぎるという空気感が出たり、「そこまでしなくてもいいじゃん」という意見が主流になってしまうと目標設定がかえってマイナスに働いてしまいます。
そこで、なぜその目標設定が必要なのかという「妥当性」を論理的に伝えるようにしましょう。
<H3>ステップ②ターゲット像を明確化する（ペルソナ設定）
サークルに入部する人は誰でもいいという訳ではありません。
いずれサークルのコミュニティを盛り上げてくれるようになる人や、活動に積極的に参加してくれる人、さらに次世代の新入生を引っ張ってくれる人が入ってくれることが望ましいでしょう。
このようなことが期待できる、自分たちのサークルにマッチしている人はどのような人なのか具体的に定義しましょう。
そして、そのペルソナが参加したいと思えるような新歓イベントを逆算して企画する必要があります。
ペルソナ設定については、以下の人が集まるチラシの作り方について解説している記事にて詳しく解説しているので参考にしてみてください。
<H3>ステップ③新歓の企画をする
新歓は企画が命です。
どのようなイベントを企画するか、そして本番で不足がないように準備できるかが肝心です。
<H4>企画のコンテンツを決める
新歓でどのようなイベントを運営するかは、設定したペルソナの好みから逆算して企画しましょう。
特に、最初のイベントは関係性などで動員することがかなり難しいです。
そこで、ペルソナが「ちょっと覗いてみたいかも」と思うようなイベントにすることで集客をする必要があるでしょう。
ビラ配りをしながら直接的に「こういうことやってるよ」と声をかけて動員するのも有効な手段です。
最初に動員する企画において特に重要なのは以下の3つです。
・ターゲットが興味を持ちやすい企画
・新入生と会話をする機会を持てる形式
・初めてでもハードルが高くない内容
<H4>コツは入部までの導線を“階段状“に設計すること
何人にも「うちのサークルに入って！」と言っては断られてメンバーが疲弊するような勧誘活動をせずとも、新入生の方から「このサークルに入りたいです」と言ってきたらどれだけ良いでしょうか？
そのためのヒントが新歓の集客活動から入部までの階段状の設計図を作ることです。
場の設定の仕方のコツは、新入生が自ら「次の場へ行きたい！」と言えるハードルごとに導線を区切ることです。
引用：https://manabox-global.com/2020/05/cpamarketing/
<H4>階段状の設計図でハードルを下げる
例えば、いきなりサークルメンバーとの飲み会に行きたい！とはなりにくいでしょう。
そこで、一度サークル主催のイベントに参加するなどのステップを踏んで関係性を深めた上でサークルの飲み会などに誘うようにしてみたら参加率があがるでしょう。
このステップを飛ばすようなことはせず、必ず一つの「場」におけるゴールは「次の場」になるように設定します。
もちろん、設計図を作ったからといって全ての人が入部に繋がる訳ではありません。
しかし、これを行なうことの明確なメリットは3つあります。
・各段ごとに離脱率が出るので、目標を逆算しやすい
・入部してたはずの新入生を取りこぼさない
・ストレスの溜まる勧誘活動になりにくい
各「場」ごとのゴール設定の具体例は後述する<H3>「場」ごとにゴール設定を決めるにて示します。
<H4>人員配置と人数構成を決める
新歓がなぜチーム戦になるのかと言うと、それぞれの得意なことを活かして効率的に新歓のイベントを運営する必要があるからです。
特に、新入生を新歓イベントに動員するための動きと、次の日程を決めるための動きをする配置に当たる人は重要な役割を担うでしょう。
次の日程を決めるための動きをする人は、新入生に「なんか話しやすい」などと感じてもらったり、さらっと次のイベントの日程を提案などする必要があります。
また、最低限、相手の表情を観察したり自然な流れで会話をリードできるだけのコミュ力がある人を配置する必要があります。
また、男女比が偏りすぎるのもよくありません。
特に女子の新入生の中では男性の上級生よりも女性の上級生の方が安心感があると感じるケースもあります。
一方で、負担が大きい役割を少数がずっと担当しているという状況もあまりよくありません。
それぞれが役割を全うできる範囲で、休憩などを考慮してあげてください。
これらのことを考慮して人員をどこにどれだけ配置するかを決めましょう。
・最低限のコミュ力のある人員
・バランスの取れた男女比
・少数に負担が集中しすぎない配置
<H3>ステップ④大学への申請などの手続きを済ませる
多くの大学において、新歓は大学のスペースの一部を借りるなどの形で行なわれる筈です。
そのため、必ず大学へ事前に申請を出すようにしましょう。
手続きをいつまでに行なえば良いのか、どのような用紙に記入が必要なのかなどといったことを事前に漏れなく確認するようにしましょう。
<H3>ステップ⑤新歓当日の「集客施策」を考える
新歓において最も重要なのが、「集客」をすることです。
良いイベントを運営しているから新入生が集まる訳ではありません。
集客に力をいれているからこそ人が集まるイベントになります。
ここではサークルの新歓で使える集客施策について紹介します。
<H4>ビラを作る
ビラは新歓においてかなり有効な武器になり得るでしょう。
最近では、入学案内などの資料にサークルのビラが数十枚同封されて配布されるケースなども多くあります。
質の良いビラを作ることはより効率的に集客するのに有効です。
また、新歓期間の校内ではビラを持っているだけで新入生に声をかけやすくなるでしょう。
新入生にとっても見知らぬ人が話しかけて警戒するというよりは、何らかのサークルの人だろうという推測が付くからです。
そこで、ビラを渡せばどんなサークルか細かく口頭説明しなくてもある程度伝わることも大きなメリットです。
<内部リンク>
<H4>説明会などを開催する
大学などによって、サークルの説明会の機会を得られるケースがあります。
とりあえず説明会に参加するという新入生も少なくないので、なるべく活用した方が良いでしょう。
<H4>SNSで発信する
一度、新入生とのコンタクトで認知を得たサークルであれば新入生がSNSを調べているケースもあります。
過去の投稿などからどのような活動をしているサークルなのかが伝わるため、新入生としても安心感があります。
また、別の活用方法としては「#春から○○」などのハッシュタグを活用して発信することです。
これらのタグで友達作りをしている新入生に対してDMなどで案内を送るなどのアプローチに取り組むサークルは案外多いものです。
<H2>新歓を成功させるための5つのポイント
新歓を成功させるためには、しっかりとした準備をした上で以下の5つのポイントを抑えましょう。
これらを徹底することで、他のサークルに対して自分たちのサークルの違いが出るので新入生から見て非常に魅力的なサークルになります。
有効に資金を使う
「場」ごとにゴールを決める
新入生と"人間関係"を築く
アフターフォローを行ない「次」の日程を決める
新入生目線で他サークルと差別化する
<H3>有効に資金を使う
新歓では、資金の使い所がいくつもあります。
例えば、校内での新歓イベント後に行なう飲み会やチラシの作成などはどのサークルにもかかってくるでしょう。
新歓費を増やすことで充分な資金を得ることも可能ですが、負担が増えてしまいます。
何にどれだけお金を使えばどれくらい成果が出るかを考えて使い道を決めましょう。
<内部リンク>
<H3>「場」ごとにゴールを決める
先程<H4>入部までの導線を“階段状“に設計するでは、段階的に越えられるハードルを設定することが新入生の入部を増やすために必要だとお伝えしました。
これを具体的に自分たちのサークルの新歓で転用するためにおすすめなのが、「場」ごとにゴールを決めることです。
ビラ：新歓イベントの場へ足を運んでもらう
ビラ配り：同上+共通点を1つ見付ける
オープンイベント：新入生と連絡先を交換する（LINEグループなど）+次のイベントへ動員
クローズイベント：サークルの活動に新入生を上級生のコミュニティに溶け込ませる
飲み会：関係性の構築+新入生同士で連帯感を醸成
新入生が中心のイベント：参加には入部費が必要などで動機付けをする
このように、一定のステップを踏んでもらうためにイベントを設計しましょう。
また、連絡先の交換などをする際も、「次のイベントの案内を送るためにLINEグループに招待をする」などのように明確な理由を示すようにしましょう。
<H3>新入生と“人間関係“を築く
新入生は最終的に「一番過ごしやすそう」と感じるサークルを選びます。
サークルは学生生活における重要な人間関係の拠り所となります。
つまり、単に何らかの活動をしたいと感じる以上に「仲良くなれそうな先輩や同期がいる」「居心地が良い」と感じるからこそ入部をします。
だからこそ、「このサークルに入ったら楽しそう」と安心感を与えてあげられるコミュニケーション能力のある人員の采配が重要になります。
コミュ力と言っても、ごく一部の人だけが持つカリスマ性のようなものではなく、誰にでもできることです。
新入生と会話をする際に、次のことを意識すれば良いでしょう。
共通点を見つける
深い共通点を作る
名前を覚える
<H4>共通点を見つける
新入生と雑談をしながら、何らかの共通点を見つけると良いでしょう。
例えば、出身地や好きなもの、生活環境の話をすることがおすすめです。
とはいえ、どんな風に話したらいいかわからないという人も多いかもしれません。
そこで、メンバーのほとんどが一定のコミュ力を発揮できるように会話の流れはテンプレートを作っておくことがおすすめです。
以下は、新入生との最初の会話におすすめな切り出しです。
出身はどの辺なの？
どんな〇〇が好きなの？（サークルに関連した話題が良い）
何学部に入ったの？
高校の時はどんな部活やってたの？
共通テストはどの科目を選択したの？（推薦や内部進学のケースに気をつけましょう）
<H4>深い共通点を作る
初対面の人とどのように話せば良いのかわからなくて困っているという方は多いでしょう。
その原因は、「どの話題なら相手と会話が続くのかがわからないから」です。
逆に、会話がある程度まで深まればあとはちゃんと話せるという人は多いでしょう。
そこで、共通点を見つけた次のステップは、相手との深い共通点を見付けることです。
相手との間に深い共通点が作れれば話しやすくなるだけでなく、相手に自分がどんな人か理解してもらえるので警戒心が解けます。
以下は深い共通点を作る会話の例です。
参考にしてみてください。
汎用性の広い会話の例
出身はどの辺なの？
〇〇です。
そっか、じゃあ一人暮らしだよね。
そうなんです。
私も1人暮らしだけど、慣れるまですごく大変だよね。
そうなんですよ。どれくらいで慣れるようになりましたか？
けど、3ヶ月もすれば慣れるよ！色んな一人暮らししてる先輩に話を聞いたりしたよ
こちらの例では、一人暮らしという共通点から共感をし、新入生に対して有益な情報を提供しています。
ダンスサークルでサークルに関係ある話題をする例
大学入る前はダンスやってたことあるの？
実はやったことないんです。
そうなんだ！どんな音楽が好きなの？
K-POPとかよく聴きます！
そうなんだ！私もよくaespaとか聴くしダンス練習するよ！
え！そうなんですか！savageとかすっごく好きなんです
こちらでは、サークルに関係のある話題から好きな音楽の話に掘り下げつつ、好きなグループや曲名といった非常に深いところで共通点を作り出しています。
具体性の高い話題内容を話すことができればそれだけで親近感が湧きやすくなります。
<H4>名前を覚える
相手の名前を覚えるのも非常に効果的です。
人は名前を覚えてもらえるとそれだけで嬉しいものです。
また、新入生は非常に多くの上級生からサークル勧誘のアプローチを受けています。
たくさんの上級生たちの中から印象に残ることも重要になります。
そこで、会話をした新入生に関しては名前を覚えるようにしましょう。
新入生にとっては、名前を覚えてもらえたことで親近感が湧きやすくなります。
<H4>新入生同士を繋いであげる
新歓の活動をしていると、だんだんとサークルメンバーとの関係性が築かれている新入生が増えてくるでしょう。
そういった状況になった頃に、まだ仲良い人が見付かっていなさそうな新入生を見つけたら他の新入生と繋いであげると喜ばれます。
基本的に新入生は、新歓の時期は新しい友達を作ることで孤立することを避けたいと考えています。
このような感情も、サークルに入る動機の一つです。
ただし、注意点としては、自分たちのサークルに入りそうな新入生が一緒に別のサークルへ行ってしまうことです。
その点だけ気を付けて新入生に喜ばれそうなことをしてあげましょう。
効果的に行なえば自分たちのサークルメンバーを含めたコミュニティが広がります。
<H3>アフターフォローを行ない「次」の日程を決める
新歓イベントの当日に入部を決意するという新入生はそう多くはありません。
そこで重要になるのが、丁寧なアフターフォローと次の日程を抑えるということです。
必ず、好感触な新入生は次のイベントへ動員する日程を確定しましょう。
新入生がせっかく気に入ってくれても、次にどんなアクションを取れば良いのか分からないといつの間にか他のサークルへ行ってしまいます。
とはいえ、無理矢理Yesと言わせれば良いのではないので強引に次の日程を取り付けるようなことはやめましょう。
また、アフターフォローとしては、連絡先を交換していて関係値を作れた新入生には、「○○くん/さん、今日はありがとう！次の○/○のイベントも楽しみにしてるね！」などと軽くメッセージを送ってあげましょう。
<H3>新入生目線で他サークルと差別化する
新入生はさまざまなサークルがある中で1~2つのサークルを選ぶことがほとんどでしょう。
そのサークルの活動や関係性の在り方がどのように他のサークルと異なるのかを言葉や雰囲気を通して伝えましょう。
特に、活動内容が競合するサークルがいくつかある場合は、最終的に比較検討されるケースが多いです。
その際に、新入生にとってなぜ自分たちのサークルを選ぶのか明確な理由が必要です。
サークルの強みや特徴を新入生が認識してくれるように伝えましょう。
こちら側が掲げる特徴が、新入生からしたら何も差別化要素になっていないというケースに注意しましょう。
よくあるのが、「初心者歓迎」などです。
大抵どこのサークルでも謳っている文句のため、あまり強い差別化要素になりにくいです。
もしそれを差別化要素にするのであれば、「サークルメンバーの〇〇%が初心者から始めました」など根拠のある訴求をすることです。
ちなみに、人間関係が築かれていることも一つの差別化要素になるので、可能な限り新入生と親しくなるようにしましょう。
<H2>絶対にNGな新入生から嫌われるアプローチ
どんなに準備に力を入れても、新入生から嫌われるアプローチをしてしまうとサークルメンバーを増やすことはかえって困難になります。
絶対に避けるべきことの原則としては以下の通りです。
・不安にさせない
・怖がらせない
・しつこくしない
<H3>ゴリ押しで行こうとする
新入生に対して、強引にサークルのイベントや飲み会に参加するように迫るのはやめましょう。
仮にそれで無理に日程を取り付けたとしてもドタキャンが増えてしまうだけですので、サークルにとってもプラスなことではありません。
基本的には、サークルにマッチした新入生が価値を感じて参加したいと考えた結果、動員が増えるようになります。
<H3>質問攻めにする
これはコミュニケーションにおける基本的なことですが、新入生に質問攻めを浴びせてしまうことのないようにしましょう。
質問攻めをされてしまうと「しつこい」「面倒臭い」と感じさせてしまいます。
色んな質問をするよりも、会話を深めることを意識しましょう。
質問攻めのような状態になってしまう人は質問の種類が次から次へと変わってしまっているケースが多いです。
一方、上手に会話を深められる人は一つの質問から更に具体的な内容を聞いたり、相手の返答に共感しながらもっと話したいと思われるように振る舞っています。
<H3>お酒を強要する
基本的には新入生はまだ未成年であることがほとんどでしょう。
稀に20歳を超えている新入生の方がいるケースもありますが、新歓で無理に飲ませようとするのは絶対にやめましょう。
お酒に不慣れな新入生が飲みすぎてしまって潰れてしまうケースがありますが、そうなってしまうと気まずくて次から参加しにくくなってしまいます。
新入生はお酒に慣れていないということを念頭において法律を遵守したサークル運営をしましょう。
<H3>開放感のない空間や密室へ連れて行く
やはり、開放感のない空間では新入生も不安を感じやすいです。
ただでさえ大学はまだ慣れない環境の状態です。
そんな中で他の人の目が届かなそうと新入生が感じてしまうような空間は避けた方がよいでしょう。
<H3>いきなり大人数で話しかける
いきなりたくさんの上級生から話しかけられてしまうと圧迫感や威圧感を感じてしまう新入生もいます。
最初は1人の新入生に対して1~2人程度で対応するのが程よいです。
新入生がサークルメンバーとのコミュニケーションに慣れてきたら複数人で話しても問題ないでしょう。
そもそも、複数人で話すことのメリットは、サークルの中に親しみを感じられる人を増やすことです。
まずは、少数のメンバーに慣れてもらうステップを踏むことが先決です。
最初の段階では、必ずしもたくさんのメンバーと交流させたり無理にコミュニティに参加させる必要はありません。
<H2>【まとめ】
新歓で成功するための秘訣は、準備をしっかりと行なうことです。
新歓では、主に企画・集客・フォーメーションの3つについて準備を行なう必要があるでしょう。
企画の内容は、自分たちのサークルに合いそうな人を考えて、その人たちが好みそうなイベントを設計することです。
また、入部という高いハードルに対して、階段状に低いハードルから絞り込むような複数のイベントによる導線設計をしましょう。
集客については、SNSやビラ、説明会などを活用することです。
意識することはどのようにターゲットが足を運びたくなる訴求をできるか考えて差別化することです。
当日のフォーメーションは、メンバーのコミュニケーション能力と男女比を考えてバランス良く采配することがポイントです。
そして、これらの準備が実るためにはメンバー同士の関係性が良い状態にあることや、新入生の獲得に向けた心合わせをすることです。
しかし、金銭面の問題でギスギスしてしまうケースもあるので注意しましょう。
新歓の時期には、新歓費という名目で別途費用を徴収するサークルも多くあります。
一方で、一人暮らしの学生にとって、新歓の時期は忙しいのでバイトに入りにくいにも関わらず出費が多い時期でもあります。
そこで、メンバーの負担を軽減するためにもサークルで安全な方法で資金を調達するのも有効です。
新歓の成果は、どのような準備ができていたかで結果の90%決まると言っても過言ではありません。
新歓に向けて計画的に段取りをし、たくさんの新入生を獲得してください。
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